O VMI e a evolução dos sistemas de gestão de estoques
O monitoramento remoto de estoques, com a ferramenta da telemetria, pode auxiliar no gerenciamento de suprimentos pelo próprio fornecedor.
A prática do VMI (Vendor Managed Inventory ou, em português, Estoque Gerenciado pelo Fornecedor) já é vista como diferencial na relação entre fornecedor e cliente, e sistemas como o de monitoramento remoto de estoques podem contribuir para o gerenciamento eficiente dos suprimentos com informações em tempo real. De olho no mercado competitivo, fornecedores de matérias-primas e operadores logísticos buscam alternativas inovadoras que podem fazer a diferença na hora da decisão do cliente.
Introdução
A prática do VMI foi criada ainda na década de 1990, nos Estados Unidos, em projetos iniciados por grandes varejistas, como o Walmart, e também evoluiu ao longo das últimas décadas junto com os processos de gestão. Apesar de nascer no varejo, a técnica rapidamente se popularizou e passou a ser vista por muitos fornecedores de matéria-prima a granel.
No entanto, em tempos de avanços tecnológicos de ampla extensão, a dobradinha “preço e prazo” não necessariamente ocupa o topo da lista quando o assunto é a gestão de suprimentos. A eficiência operacional dentro do processo produtivo industrial passa pela confiabilidade e, em muitos casos, pela automação de operações. E, se a questão é confiança, a tecnologia pode se tornar um forte aliado do gestor e oferece novas roupagens ao VMI.
Tecnologia em favor da gestão
No conceito do VMI, o fornecedor assume a responsabilidade de gerenciar o seu estoque no consumidor, incluindo o processo de reposição. O que antes levava o nome de “estoque consignado” agora se insere no contexto de um ambiente de negócios com maior nível de colaboração, com outra dinâmica e se utilizando da telemetria.
Se, pelos métodos convencionais, era necessário que alguém, com papel e caneta, medisse periodicamente e registrasse o estoque de matéria-prima existente antes de fazer um novo pedido, os mecanismos atuais permitem que um sensor instalado no tanque ou silo meça constantemente o nível do estoque disponível e transmita informações eletronicamente, através da internet celular 3G/GSM, a um sistema programado para identificar quando o estoque está abaixo do esperado, conforme níveis previamente acordados entre fornecedor e cliente. Com isso, o fornecedor recebe o alerta para reposição automática do produto. Este recurso da telemetria ganha novas proporções e facilita o fluxo no modelo VMI de negócios quando está associado ao sistema de monitoramento, que dispõe de uma inteligência programada para tratar os dados recebidos pelos sensores e transformá-los em informações e subsídios técnicos para a tomada de decisão, como demonstram os gráficos a seguir. E mais: recursos tecnológicos de ponta ainda disponibilizam o acesso ao sistema em tempo real a partir de qualquer computador, celular ou tablet.
O VMI não significa simplesmente visitar um cliente algumas vezes por mês para repor seus materiais com base em níveis acordados. O diferencial é que o fornecedor monitora a informação de vendas e inventário do consumidor, e o VMI é definido como um acordo entre ambas as partes, no qual os consumidores dão aos fornecedores a autoridade e responsabilidade pelo ressuprimento automático de seus materiais. Assim, os consumidores não precisam enviar pedidos de compra aos seus fornecedores, confiando na entrega das quantidades necessárias e suficientes de estoque para atender ao seu consumo. Trata-se de uma versão mais avançada do reabastecimento contínuo, em que os fornecedores podem diminuir gradualmente os níveis de estoque desde que mantenham todos os níveis de serviço.
Tempo e precisão são dois fatores significativos na gestão pela via do VMI. Se, no formato tradicional, os pedidos de compra precisam ser conferidos, passar por aprovação e pelo envio mecânico ao fornecedor, o sistema de monitoramento integrado à telemetria automatiza todas essas operações conforme condições preestabelecidas entre fornecedor e cliente. Isto significa que os fluxos do processo se tornam mais rápidos e com menos chance de haver erros ou imprecisões.
Por esse mecanismo, cliente e fornecedor passam a ter a mesma percepção sobre o tempo de ciclo do pedido, ou seja, o ciclo tem início quando o nível de estoque atinge o ponto de pedido e se encerra com a entrega e o recebimento formal do produto no local de destino. Além do mais, se o cliente começa a consumir com maior, ou menor, rapidez determinada matéria-prima, os alarmes de reabastecimento acompanham essa demanda e se tornam mais, ou menos, frequentes. Outro fator positivo é a eliminação de etapas de negociação de preço e crédito entre fornecedor e cliente, já que o reabastecimento ocorre em bases predeterminadas entre as duas partes. Ao lado disso, vem a sofisticação da medição do inventário e a preparação/transmissão do pedido, que ocorrem automaticamente, reduzindo o ciclo do processo de compras.
Para o fornecedor, essa alternativa demonstra um diferencial competitivo e um padrão logístico aprimorado.
Ao lado disso tudo, se cliente ou fornecedor ainda fizerem uso de sistemas internos integrados de gestão (tais como SAP, ERP, entre outros existentes no mercado), o sistema de monitoramento remoto também pode integrar-se a essas ferramentas, aprimorando processos administrativos e operacionais internos.
O efeito chicote
A grande maioria das empresas gerencia seus estoques sob uma perspectiva interna e isolada, sem refletir sobre seus efeitos como um todo, embora o ideal fosse que todos os elos da cadeia de suprimentos sempre tivessem à mão a informação real e on-line da demanda gerada a partir de um sistema de gestão de estoques.
Por isso, a adoção de práticas de planejamento colaborativo e de reposição automática, tais como o VMI, constitui uma grande ferramenta para diminuir o popular “efeito chicote”, no qual as flutuações de demanda do fornecedor são bem maiores do que a demanda real existente no cliente. E as cadeias de suprimentos são extremamente propensas ao “efeito chicote”, o que causa impacto negativo, aumenta o nível dos estoques de segurança e/ou um prejuízo no nível de serviço e até ocasiona a falta de produtos. A incerteza é a maior responsável pelo “efeito chicote”, que justamente pode ser reduzido pelo mecanismo do VMI, já que o próprio fornecedor se encarrega de disponibilizar a matéria-prima necessária ao consumidor para ser usada quando e quanto for preciso, atuando como uma espécie de “extensão” da área de gestão de materiais do cliente.
Modelo de atendimento
Com a telemetria (medição automática de tanques ou silos), o ciclo de reabastecimento da matéria-prima se torna mais rápido e programado, além de reduzir o risco de ruptura da cadeia de produção do cliente. Esse ciclo pode acontecer em dois formatos:
- Inbound VMI: o gerenciamento de estoque da matéria-prima na planta do cliente é feito pelo fornecedor.
- Outbound VMI: o gerenciamento de estoque de produtos na planta do cliente é feito pelo seu próprio pessoal. É o caso, por exemplo, de uma empresa que possui várias fábricas em diferentes regiões, ou em localidades remotas, e tem o sistema de compras centralizado.
Essas dinâmicas de atendimento já vêm sendo usadas em segmentos distintos da indústria.
Benefícios
O gestor do inventário do cliente no modelo VMI pode, acima de tudo, ganhar tempo para se dedicar às estratégias do negócio, uma vez que as tarefas básicas são automatizadas dentro do sistema de monitoramento à distância. No entanto, outros benefícios podem ser destacados:
- Visualização unificada dos estoques.
- Planejamento mais apurado da cadeia de suprimentos e de logística.
- Controle da demanda de matéria-prima.
- Ganhos de eficiência e eficácia (operacional, logística e de produção).
- Gestão de estoques automatizada, minimizando o risco de rupturas no processo produtivo.
- Precisão de informações e dados dos estoques, eliminando falhas de comunicação.
- Alertas frequentes para reabastecimento no caso de alto consumo de produtos.
- Redução de custos de transporte.
- Redução do número de carretas no pátio de espera.
- Fidelização entre fornecedor e cliente.
Considerações Finais
O conceito básico para o VMI é a integração das informações entre fornecedor e cliente. E é com este mesmo princípio que se constrói o sistema de monitoramento de estoques à distância: informação integrada e em tempo real garante uma gestão aprimorada da cadeia de suprimentos que pode ser feita pelo próprio cliente, pelo fornecedor e pelo operador logístico ao mesmo tempo, a partir da telemetria aliada a um sistema inteligente (móvel, ágil e confiável) que interpreta os dados de acordo com parâmetros preestabelecidos pelos usuários e oferece subsídios para a tomada de decisão na hora certa.
Na busca pela relação comercial diferenciada e de longo prazo, o custo-benefício para implantação de um sistema de monitoramento remoto costuma ser extremamente atrativo diante dos benefícios que a empresa (seja ela fornecedora, cliente ou operadora logística) vai poder usufruir.
Referências
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DIAS, M. A. P. Administração de Materiais: Uma abordagem Logística. São Paulo: Editora Atlas, 1983.
PEREIRA, Suelen Elizabete Hopp – Utilização da Prática de VMI no Abastecimento de Oxigênio de um hospital público/Suelen Elizabete Hopp Pereira – 2012 (p. 33-34-36).
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